고객에게 서류 요청하는 문자, 이렇게 쓰세요

왜 답이 안 올까

서류 요청 문자에 답이 없는 이유는 대부분 세 가지입니다. 누가 보냈는지 모르겠고, 무엇을 내야 하는지 불분명하고, 언제까지인지 안 적혀 있습니다. 이 세 가지만 채워도 회신율이 눈에 띄게 올라갑니다.

꼭 들어가야 할 네 가지

① 보내는 사람의 상호 — 낯선 번호로 온 링크는 열리지 않습니다.
② 필요한 서류의 개수 — "서류 4가지"처럼 숫자로 적으면 부담의 크기가 가늠됩니다.
③ 마감일 — 날짜가 없으면 나중으로 미뤄집니다.
④ 걸리는 시간 — "3분이면 됩니다"는 강력합니다.

예문

[○○세무회계] 안녕하세요, 기장 자료 4가지를 요청드립니다. 아래 링크에서 사진만 찍어 올려주시면 되고 3분이면 끝납니다. 8월 14일까지 부탁드립니다.

요청 링크: (주소)

하지 말아야 할 것

한 번에 열 가지를 요구하지 마세요. 목록이 길면 아예 시작하지 않습니다. 꼭 필요한 것만 필수로 두고 나머지는 선택으로 돌리면 제출률이 올라갑니다.

독촉은 사람이 하지 마세요

독촉은 관계를 불편하게 만듭니다. 마감일을 걸어두고 시스템이 대신 보내게 하면, 재촉하는 사람이 없어도 서류는 들어옵니다.