고객 서류 받을 때 개인정보 동의, 어디까지 받아야 하나
신분증·통장사본·주민등록등본을 받을 때 필요한 고지와 동의, 보관기간 설정 기준을 정리했습니다.
서류 수집도 개인정보 수집입니다
신분증 사본, 통장 사본, 주민등록등본은 모두 개인정보입니다. 업무상 필요하더라도 무엇을, 왜, 얼마나 오래 보관하는지 알리고 동의를 받아야 합니다.
고지해야 할 네 가지
① 수집 항목 ② 수집·이용 목적 ③ 보관 및 이용 기간 ④ 동의를 거부할 권리와 그에 따른 불이익. 이 네 가지는 형식이 아니라 실제로 알아볼 수 있게 적어야 합니다.
주민등록번호는 다릅니다
주민등록번호는 법령에 근거가 있을 때만 처리할 수 있습니다. 4대보험 신고나 원천징수처럼 법이 요구하는 경우가 아니라면 받지 마세요. 받았다면 목적을 다한 즉시 파기해야 합니다.
보관기간을 정하는 기준
"필요할 때까지"는 기간이 아닙니다. 업무가 끝나는 시점을 기준으로 정하세요. 4대보험 신고용이면 신고 완료 후 즉시, 계약 관련이면 계약 종료 후 법정 보존기간까지가 일반적입니다.
가장 위험한 보관 장소
메신저 대화방입니다. 신분증 사진이 대화 기록에 영구히 남고, 기기를 바꿔도 따라다니며, 누가 열어봤는지 알 수 없습니다. 업무용 서류는 기한이 지나면 사라지는 곳에 두는 편이 안전합니다.
모아요를 쓰면 이 글의 내용이 기본값으로 적용됩니다. 수집 고지와 동의, 마감 기준 자동 독촉, 기한 경과 자동 파기, 파일명 자동 정리가 전부 들어 있습니다.