받은 서류를 안전하게 보관하는 최소 기준
사고는 해킹보다 관리 부주의에서 훨씬 많이 납니다. 세 가지만 지켜도 위험이 크게 줄어듭니다.
전자문서로 받은 서류는 어떻게 보관해야 하나요?
암호화해서 저장하고 접근 권한을 최소한으로 두는 것이 기본입니다. 메신저나 메일함에 그대로 쌓아두는 것이 가장 위험합니다. 보관 기한이 지나면 지우는 절차까지 정해두어야 합니다.
가장 흔한 사고 세 가지
세 가지 모두 개인 기기에 저장했기 때문에 생깁니다. 원칙은 하나입니다 — 업무 서류는 개인 기기에 두지 않습니다.
- 담당자 개인 휴대폰에 남은 신분증 사진
- 단톡방에 올라간 채 지워지지 않은 등본
- 퇴사자 PC에 그대로 있는 서류 폴더
지켜야 할 최소 기준
| 항목 | 최소 기준 |
|---|---|
| 저장 | 암호화된 저장소. 개인 PC·휴대폰 금지 |
| 접근 | 볼 사람만 볼 수 있게. 접근 기록 남기기 |
| 전송 | HTTPS 등 암호화된 경로 |
| 파기 | 보관 기한 도래 시 복구 불가능하게 삭제 |
“나중에 정리하자”가 가장 위험합니다
파기 시점을 정하지 않으면 영원히 남습니다. 받을 때 기한을 함께 정하는 것이 유일하게 작동하는 방식입니다.
자주 묻는 질문
구글 드라이브에 보관해도 되나요?
접근 권한 관리와 공유 링크 설정이 핵심입니다. 링크가 있는 모든 사용자 설정은 특히 위험합니다.
클라우드에 올려도 되나요?
됩니다. 다만 공유 링크 권한을 확인하세요. 링크를 아는 사람 모두 접근 가능으로 두는 것이 가장 흔한 사고입니다.
비밀번호를 파일에 걸면 충분한가요?
없는 것보다 낫지만 충분하지 않습니다. 비밀번호를 같은 경로로 보내면 의미가 없습니다.
직원이 퇴사하면 무엇을 해야 하나요?
계정 접근 권한을 즉시 회수하세요. 퇴사자 계정이 살아 있는 것이 가장 흔한 취약점입니다.
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